Niezależnie od wybranego narzędzia opracowania tekstu – zawsze wymuszana jest zgodność tekstu z przyjętą strukturą dokumentu XML.

W wypadku pracy z edytorem MS Word jest to realizowane poprzez wprowadzenie rozszerzeń Worda wspomagające znakowanie tekstu oraz kontroli jego poprawności. Rozszerzenia te są dystrybuowane poprzez Internet wraz z bazą styli, które mogą być użyte w danym dokumencie. Jeżeli autor nie ma dostępu do Internetu – rozszerzenia i style mogą być mu dostarczone na dyskietce. Po wgraniu rozszerzeń osoba pracująca nad tekstem ma do dyspozycji jedynie style wynikające ze struktury XML oraz narzędzia pozwalająca na weryfikację poprawności tekstu. Zakres kontroli może ograniczać się jedynie do struktury, może jednak być rozbudowany i sprawdzać również elementy znaczeniowe w tekście.
Poza weryfikacją struktury – na każdym etapie prac realizowana jest kontrola objętości. Dzięki temu każda zainteresowana z osób może sprawdzić na ile tekst mieści się w przyjętych przy projektowaniu dokumentu wielkości.

Zawsze po wejściu do systemu każda z osób widzie przypisane sobie zadania wraz z informacja o czasie na ich realizację. Umożliwia to skupienie się na pracach najpilniejszych lub opóźnionych.