Wszystkie teksty przygotowywane w narzędziach dostarczanych przez vm.pl są przechowywane jako teksty znakowane XML (Extensible Markup Language). Dzięki temu ich struktura jest opisana w sposób uniwersalny, niezależnie od platformy na której mają być użyte. Edycja XMLa zwykle dokonuje się za pomocą specjalizowanych narzędzi, których wprowadzenie jest nie tylko drogie, ale przede wszystkim bardzo trudne wobec chociażby przyzwyczajeń autorów czy redaktorów. Z tego powodu zdecydowaliśmy się na wykorzystanie jako podstawowego narzędzia edycyjnego standardowego edytora Microsoft Word.
Zawsze, gdy osoba upoważniona chce rozpocząć pracę z tekstem, jest on pobierany z bazy i konwertowany do pliku Worda. Po skończeniu pracy tekst jest ponownie konwertowany do formatu XML. Rozwiązanie takie umożliwia wykorzystanie przez autorów znanego im narzędzia, jednak w taki sposób, aby tekst spełniał oczekiwania formalne.
Poza opisanym wyżej typowym rozwiązaniem vm.pl oferuje dodatkowo inne możliwości: wykorzystanie edytorów w serwisie Internetowym, gdzie można wprowadzać dowolne formatowani poprzez style. Rozwiązanie to jest szczególnie praktyczne w wypadku niewielkich tekstów o prostej strukturze.
Przy tekstach o rozbudowanej strukturze często proponuje skorzystać ze specjalnie przygotowanych formularzy, które wymuszają utrzymanie oczekiwanej struktury tekstu. Formularze takie mogą być przygotowane zarówno do pracy w przeglądarce internetowej, lub w Wordzie.