Po określeniu, na etapie planowania publikacji, jej typu i budżetu - znane są dokładnie zadania, które należy wykonać aby zrealizować projekt oraz ich kolejność.

Kierownik redakcji przegląda te zadania i dla każdego z nich decyduje o doborze osób lub firm do ich wykonania. System ułatwia ten dobór - wskazując przy każdym zadaniu listę potencjalnych kontrahentów, którzy realizują takie zadania oraz informacje o ich dostępności.

System umożliwia też łatwą komunikację z kontrahentami, np. zadawanie pytań o gotowość do wykonania prac.
Gotowość przyjęcia pracy przez kontrahenta i potwierdzenie przypisania pracy przez kierownika redakcji oznacza, że strony ustaliły warunki umowy, która teraz może być wydrukowana przez wykonawcę i po podpisaniu przesłana do wydawcy.

Każdy z wykonawców ma dostęp do tych materiałów, które ma opracować - i to jedynie w czasie, gdy on pracuje nad nimi. Zatem autor może dowolnie zmieniać tekst, ale tylko przed przekazaniem go do redakcji. Po rozpoczęciu pracy przez redaktora, autor może jedynie za pomocą wbudowanych mechanizmów komunikacyjnych zwrócić się do redaktora z prośbą o dokonanie zmian w tekście lub do kierownika redakcji o cofnięcie tekstu od redaktora do autora.

System umożliwia nie tylko pracę nad tekstem, ale również nad grafikami i innymi elementami wchodzącymi w skład publikacji. Każda wersja opracowywanych materiałów jest zapisywana na serwerze wraz z pełną informacją o osobie, która ją stworzyła i dacie utworzenia. Kierownik redakcji może przywrócić wcześniejszą wersję - jeżeli uzna, że późniejsze zmiany nie szły w dobrym kierunku. Zapisywanie wersji zwiększa oczywiście również bezpieczeństwo prac - kopie danych znajdują się na serwerze w wydawnictwie - i utrata plików przez autora nie oznacza konieczności rozpoczęcia prac od zera.

Wszystkie prace przekazywane przez wykonawców mogą być przeglądane przez kierownika produkcji. Gdy wykonawca zdecyduje, że zakończył pracę, kierownik widzi zgłoszenie pracy do przyjęcia i podejmuje decyzję o jego przyjęciu lub kieruje uwagi do wykonawcy. Przyjęcie dzieła umożliwia wykonawcy wystawienie rachunku.
Przyjęcie pracy oznacza zmianę stanu umowy na wykonaną i skierowanie jej do rozliczeń.